Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)

1. Parteien und Geltung

Verantwortlicher ist das Unternehmen oder die sonstige Stelle, die die Nema-Dienste in einer Organisation für eigene Zwecke nutzt („Kunde“).

Auftragsverarbeiter ist Leonardo Antonio Carta (Einzelunternehmer), c/o Emperon Studio GmbH, Sachsenring 51a, 50677 Köln, Deutschland, leonardo@nema.im („Anbieter“).

Dieser Vertrag wird Bestandteil des Nutzungsvertrages, sobald für den Kunden eine Person, die den AGB zugestimmt hat, eine Organisation anlegt oder für sie einen Tarif bucht (AGB Ziffer 1.3, 11). Die Zustimmung zu den AGB speichert der Anbieter mit Fassung und Zeitpunkt; die AGB verweisen auf diesen Vertrag. Er gilt für die Dauer des Nutzungsvertrages und danach, solange der Anbieter noch Daten des Kunden verarbeitet. Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag den AGB vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten geht.

2. Gegenstand, Art und Zweck

Der Anbieter stellt dem Kunden die Nema-Dienste, insbesondere Nema Crew, bereit (AGB Ziffer 3). Dabei verarbeitet er personenbezogene Daten, die der Kunde, seine Mitglieder und deren Agents in die Organisation einbringen oder über verbundene Dienste abrufen.

Art der Verarbeitung: Speichern, Ordnen, Durchsuchen, Anzeigen, Übermitteln an die in Anlage B genannten Unterauftragsverarbeiter zur Beantwortung durch Sprachmodelle, Ausführen von Aufgaben in verbundenen Diensten, Löschen.

Zweck: ausschließlich die Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung.

Arten von Daten: Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Inhalte von Nachrichten, Mails, Dokumenten, Tickets, Code und Kalendereinträgen, Daten aus verbundenen Diensten, Bilder und Bildschirmfotos, Nutzungs- und Protokolldaten der Mitglieder, Zuordnungen der Pseudonymisierung, Dateien und Protokolle in den Werkstätten der Mitglieder für die Organisation.

Kategorien betroffener Personen: Mitglieder der Organisation; Kunden, Interessenten, Lieferanten, Bewerber, Beschäftigte und sonstige Kontakte des Kunden, deren Daten in Inhalten vorkommen.

Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO) sind nicht Gegenstand der Leistung. Bringt der Kunde sie ein, verantwortet er die Rechtsgrundlage.

3. Was nicht unter diesen Vertrag fällt

Folgende Empfänger setzt der Anbieter nicht als Unterauftragsverarbeiter ein. Sie erhalten Daten, weil der Kunde oder ein Mitglied sie gewählt und eingerichtet hat, und verarbeiten sie auf Grundlage eines eigenen Vertrages mit dem Kunden oder dem Mitglied:

• Anthropic und OpenAI, wenn ein Mitglied die Laufzeit Claude Code oder Codex mit seinem eigenen Abonnement nutzt (Absatz 2);
• verbundene Dienste (Module wie GitHub, Slack, Gmail) und das Postfach eines Agents;
• eigene MCP-Server;
• Empfänger von Mails, Nachrichten und Freigabe-Links, die ein Agent oder Mitglied versendet;
• der Mac eines Mitglieds, wenn es die Bedienung freigibt.

Claude Code und Codex. Die Verarbeitung bei Anthropic und OpenAI ist ausdrücklich nicht Teil der Auftragsverarbeitung nach diesem Vertrag; diese Anbieter sind keine Unterauftragsverarbeiter des Anbieters. Mitglieder können diese Laufzeiten erst nutzen, wenn ein Admin oder Owner der Organisation einmalig bestätigt hat, dass der Kunde die Verantwortung für die Verarbeitung beim jeweiligen Anbieter trägt (AGB Ziffer 3.4). Diese Bestätigung ist die dokumentierte Weisung des Kunden, Inhalte der Organisation über den Zwischendienst des Anbieters an Anthropic bzw. OpenAI zu übermitteln; der Anbieter speichert sie mit Person, Zeitpunkt und Fassung des Bestätigungstextes. Ein Admin oder Owner kann sie jederzeit zurücknehmen; danach starten Agents mit diesen Laufzeiten in der Organisation keinen neuen Lauf mehr, und neue lassen sich nicht anlegen. Der Anbieter prüft nicht, mit welchem Konto sich ein Mitglied beim jeweiligen Anbieter anmeldet. Ob ein Mitglied dafür sein eigenes Abonnement nutzen darf und ob die Bedingungen des Abonnements eine Verarbeitung von Daten des Kunden zulassen, klärt der Kunde.

Ob Daten der Organisation an die übrigen Empfänger dieser Ziffer gehen dürfen, entscheidet ebenfalls der Kunde.

4. Weisungen

Der Anbieter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, auch in Bezug auf Übermittlungen in Drittländer, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder deutschem Recht dazu verpflichtet; dann teilt er dem Kunden diese Verpflichtung vorher mit, sofern das Recht es nicht verbietet.

Weisungen sind dieser Vertrag, die AGB und die Einstellungen, die der Kunde in der Organisation vornimmt — etwa Module, Pseudonymisierung, Feld-Masken, Rollen, Löschungen und die Bestätigung nach Ziffer 3. Weitere Weisungen erteilen Owner oder Admins der Organisation in Textform an leonardo@nema.im.

Hält der Anbieter eine Weisung für rechtswidrig, sagt er das unverzüglich. Er darf ihre Ausführung aussetzen, bis der Kunde sie bestätigt oder ändert.

5. Vertraulichkeit

Der Anbieter setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Derzeit hat nur der Anbieter selbst Zugriff auf die Systeme und Daten; weitere Personen setzt er erst ein, nachdem er sie schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet hat.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Anbieter trifft die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage A beschrieben sind. Er darf sie durch gleichwertige oder bessere ersetzen; das Schutzniveau darf nicht sinken. Wesentliche Änderungen dokumentiert er.

7. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde erteilt die allgemeine Genehmigung, die in Anlage B genannten Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Für die Laufzeit Nema sind das ein Vermittlungsdienst für Modell-Schnittstellen und die Betreiber der Modelle, die der Anbieter festlegt. Der Anbieter gibt dem Vermittlungsdienst mit jeder Anfrage die zulässigen Betreiber vor, untersagt das Ausweichen auf andere Betreiber und lässt nur Betreiber zu, die Anfragen weder speichern noch für eigene Zwecke verwenden.

Einen neuen oder ersetzten Unterauftragsverarbeiter — auch einen anderen Modellbetreiber — kündigt der Anbieter mindestens 30 Tage vorher an: durch Eintrag in der Anbieterliste und per E-Mail an die Owner der Organisation. Der Kunde kann innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Einigen sich die Parteien nicht, kann der Kunde den Vertrag zum Zeitpunkt des Wechsels kündigen und erhält bereits gezahlte Vergütung für die Zeit danach anteilig zurück (AGB Ziffer 3.14, 5.4).

Der Anbieter setzt Unterauftragsverarbeiter nur auf Grundlage eines Vertrages nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO ein und haftet für sie wie für eigenes Handeln. Mit dem Vermittlungsdienst gilt dessen Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement), der Bestandteil seiner Nutzungsbedingungen ist und Standardvertragsklauseln enthält. Die Modellbetreiber setzt der Vermittlungsdienst als seine Unterauftragsverarbeiter ein und verpflichtet sie selbst; der Anbieter hat mit ihnen keinen eigenen Vertrag.

8. Drittländer

Übermittlungen in Länder außerhalb der EU und des EWR erfolgen nur unter den Voraussetzungen von Kapitel V DSGVO — Angemessenheitsbeschluss einschließlich des EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist, oder Standardvertragsklauseln (Modul 3, Auftragsverarbeiter an Unterauftragsverarbeiter) mit einer Bewertung der Übermittlung. Land und Grundlage je Empfänger nennt Anlage B.

9. Unterstützung des Kunden

Der Anbieter unterstützt den Kunden mit geeigneten Maßnahmen

• bei Anfragen betroffener Personen (Art. 12–22 DSGVO). Geht eine solche Anfrage beim Anbieter ein, leitet er sie unverzüglich weiter und beantwortet sie nicht selbst, außer auf Weisung;
• bei Sicherheit, Meldungen von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung und vorheriger Konsultation (Art. 32–36 DSGVO), soweit er dazu Informationen hat.

Für Unterstützung, die über die Funktionen der App hinausgeht und nicht auf einem Fehler des Anbieters beruht, kann der Anbieter eine angemessene Vergütung nach Aufwand verlangen, wenn er sie vorher nennt.

10. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Der Anbieter meldet dem Kunden eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, nachdem sie ihm bekannt wird, an die E-Mail-Adresse der Owner. Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO; fehlende Angaben reicht er nach.

11. Löschung und Rückgabe

Nach Ende des Vertrages löscht der Anbieter die Daten des Kunden, soweit nicht eine Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Der Vertrag endet insbesondere, wenn der Kunde die Organisation löscht. Endet nur ein kostenpflichtiger Tarif, besteht die Organisation im Free-Tarif fort; für die Werkstätten gilt dann AGB Ziffer 4.7.

Rückgabe: Vor der Löschung kann der Kunde Daten selbst abrufen — jedes Mitglied über den Export seiner Daten und das Archiv seiner Werkstatt in der Organisation, nach dem Austritt eines Mitglieds die Organisation über das Archiv von dessen Werkstatt. Einen Export der gesamten Organisation in einem Schritt gibt es nicht. Verlangt der Kunde vor der Löschung die Herausgabe von Daten, die er so nicht abrufen kann, stellt der Anbieter sie ihm in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereit. Kündigt der Anbieter, gilt AGB Ziffer 5.5.

Austritt eines Mitglieds: Verlässt ein Mitglied die Organisation oder wird es entfernt, pausiert der Anbieter dessen Agents und dessen Werkstatt in der Organisation. Tritt es nicht innerhalb von 30 Tagen wieder bei, löscht der Anbieter beides. Die Werkstatt geht nicht in den persönlichen Bereich des Mitglieds über, und das Mitglied kann ihr Archiv nach dem Austritt nicht mehr abrufen; die Daten erhält nur der Kunde. Die Löschung bestätigt der Anbieter auf Verlangen in Textform.

Während der Vertragslaufzeit löscht der Kunde Daten selbst in der App oder weist die Löschung an.

Datensicherungen: Gelöschte Daten bleiben in den Sicherungen der Datenbank (Anlage A) noch bis zu etwa 6 Monate enthalten. Der Anbieter entfernt sie dort nicht einzeln; sie fallen mit der Rotation heraus. Bis dahin nutzt er die Sicherungen nur zur Wiederherstellung des Betriebs und löscht nach einer Wiederherstellung bereits gelöschte Daten erneut.

Löschung eines Kontos durch ein Mitglied: Löscht ein Mitglied sein Konto, löscht der Anbieter die Kanäle, die dieses Mitglied angelegt hat, mit allen Nachrichten, auch in der Organisation und einschließlich der Nachrichten anderer Mitglieder. Inhalte, die die Organisation behalten will, sollte sie in Kanälen führen, die ein Owner oder Admin angelegt hat.

12. Nachweise und Kontrollen

Der Anbieter stellt dem Kunden die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Pflichten aus Art. 28 DSGVO nötig sind, und ermöglicht Überprüfungen durch den Kunden oder einen von ihm beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer, der kein Wettbewerber des Anbieters ist. Kontrollen vor Ort sind mit angemessener Frist, in der Regel zwei Wochen, anzukündigen und finden während der Geschäftszeiten statt, ohne den Betrieb unverhältnismäßig zu stören. Der Anbieter kann Nachweise zunächst schriftlich erbringen.

13. Haftung

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gilt die Haftungsregelung der AGB (Ziffer 10). Sie schränkt Ansprüche betroffener Personen nicht ein.

14. Schlussbestimmungen

Änderungen bedürfen der Textform. Es gilt deutsches Recht. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand Köln.

Anlage A: Technische und organisatorische Maßnahmen

Vertraulichkeit

• Zutritt: Server im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in der EU; Zutrittskontrolle durch Hetzner, mit der ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Hetzner ist für seine Hosting-Dienstleistungen und Rechenzentren nach ISO/IEC 27001 zertifiziert (Zertifikat ZN-2025-35, gültig bis 26. September 2028, veröffentlicht auf hetzner.com).
• Zugang: administrativer Zugang zum Server nur über SSH und nur für den Anbieter selbst (Ziffer 5).
• Zugriff: Inhalte einer Organisation nur für ihre Mitglieder nach Rolle (Owner, Admin, Mitglied); Agents, Kanäle und Direktnachrichten nur für das jeweilige Mitglied.
• Trennung: jede Werkstatt und jedes eigene Abonnement (Claude Code, Codex) in einem eigenen Container; Daten verschiedener Organisationen in der Datenbank logisch getrennt. Jedes Mitglied hat für jede Organisation eine eigene Werkstatt, getrennt von seiner persönlichen Werkstatt und den Werkstätten anderer Organisationen; Agents erreichen nur die Werkstatt ihres Kontexts.
• Passwörter nur als bcrypt-Hash.
• Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DSGVO): wahlweise je Organisation; Feld-Masken für Ereignisse aus Modulen. Grenzen: siehe Datenschutzerklärung Ziffer 7.

Integrität

• Übertragung über das Internet verschlüsselt per TLS.
• Zugangsdaten verbundener Dienste, Postfächer, MCP-Server und SSH-Schlüssel sowie Aufträge in der Warteschlange verschlüsselt gespeichert (AES-GCM); ohne Schlüssel nimmt die Warteschlange keine Aufträge an. Die Anmelde-Tokens für Claude Code und Codex liegen im Container des jeweiligen Mitglieds, geschützt durch Dateirechte.
• SSH-Schlüssel eines Agents liegen während eines Laufs nur in einem eigenen Verzeichnis der Werkstatt und werden danach überschrieben und gelöscht.
• Modellbetreiber der Laufzeit Nema nur, wenn der Vermittlungsdienst sie ohne Speicherung der Anfragen führt (Zero Data Retention); kein Ausweichen auf nicht festgelegte Betreiber.

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Datensicherung: täglich ein vollständiger Abzug der Datenbank, verschlüsselt mit AES-256; der Schlüssel liegt nur auf dem Server, nicht beim Speicherort. Aufbewahrt auf dem Server und täglich zusätzlich auf einem Speicher der Hetzner Online GmbH in Rechenzentren in der EU. Aufbewahrung: jede Sicherung der letzten 7 Tage, danach je eine pro Woche für 4 Wochen und je eine pro Monat für 6 Monate.
• Nicht gesichert werden die Werkstätten (Dateien, Verläufe von Claude Code und Codex), der Suchindex und Zwischenspeicher (AGB Ziffer 3.5).

Verfahren zur Überprüfung

• Der Anbieter überprüft diese Maßnahmen bei jeder wesentlichen Änderung der Technik oder der Unterauftragsverarbeiter, mindestens aber einmal im Jahr, und dokumentiert das Ergebnis.

Anlage B: Unterauftragsverarbeiter

Die jeweils aktuelle Liste steht unter crew.nema.im/legal/subprocessors und ist Bestandteil dieses Vertrages. Änderungen nach Ziffer 7.